Levantamos os custos de cada um dos itens envolvidos em uma solução de Exchange Server e montamos uma planilha que pode ser baixada sem custo aqui. Dessa forma conseguimos uma estimativa do custo inicial (lembrando que o ideal é trabalhar com depreciação total em 36 meses).

Assim conseguimos comparar os planos para pequenas e médias empresas (Business) onde chegamos ao comparativo abaixo, como esses planos são limitados a 300 contas, limitamos dessa forma.

Para fazer o comparativo acima, dividimos o investimento inicial por 36 (número de meses até a necessidade de troca dos equipamentos e licenças).

Agora para planos Enterprise (E1,E3 e E5) não há limite de contas, caso você não precise do pacote Office Offline, temos o ponto de encontro próximo há 300 contas. Coincidência, não?

Agora se você precisa do pacote Office Offline temos duas opções:
• Exchange Server + Pacote Office (em nosso exemplo usamos o standard)
• Office 365 Business ou >E3

Assim fizemos uma comparativo para essas opções, com o valor do Office Standard mentalizado (valor dividido por 36 meses) lembrando que o Business Essentials permite apenas 300 contas.

Considerações

Não consideramos custo com backup para solução com Exchange Server por entender que uma possível contingência e o de recursos do próprio Exchange Server (como archive e journaling) se equiparam a funcionalidades do Office 365.
O valor com Microsoft Windows foi considerado no valor do servidor.

Conclusão

Dessa forma, conseguimos chegar às seguinte conclusões:
• Do ponto de vista de funcionalidades, ambas as soluções possuem suas vantagens e desvantagens;
• Os custos iniciais com Exchange Server são sempre muito elevados;
• Para empresas com poucos usuários, o uso de Exchange não possuí um bom custo vs benefício;
• Os planos Business do Office 365 se mostram sempre com melhor custo que as soluções com Exchange Server.