Essa é uma pergunta que temos ouvido muito nos últimos anos. Uma empresa pretende migrar sua solução de e-mail e, frente às inúmeras soluções de e-mail existentes (OnPremises ou SaaS) para nessas duas finalistas: e agora? Adotar Microsoft Exchange ou Microsoft Office 365? Se você chegou até aqui, já deve saber bem o que é Microsoft Exchange Server e Microsoft Office 365. Caso tenha dúvidas, veja os links abaixo:  

• Microsoft Exchange Server

   

• • Microsoft Office 365

  Como quase tudo em infraestrutura de TI, a resposta é: Depende! Fizemos um estudo onde colocamos todas as VARIÁVEIS possíveis e em nossa análise apresentamos alguns cenários possíveis onde podemos ver que para cada ambiente, há uma melhor solução. Abaixo, descrevemos cada uma dessas VARIÁVEIS, assim você conseguirá elencar as que fazem parte de sua realidade. 1) Quantidade de usuário Esse fator é muito importante, a primeira conclusão que devemos chegar é que o Custo Inicial de uma solução OnPremises, como é o Microsoft Exchange Server, é maior que o de uma solução SaaS, como o Office 365. Então, até aqui, nos parece que se você tem apenas um usuário, faz mais sentido utilizar o Office 365, as dúvidas agora seriam: a) Qual versão de Office365 usar e, b) A partir de quantos usuários/colaboradores valerá a pena usar o Microsoft Exchange Server (se é que valerá). 2) Investimento inicial Você possui recurso para um investimento inicial (CAPEX)? Se em seu orçamento tem sobrado recurso para investimento recorrente (OPEX), o uso de soluções SaaS pode lhe cair como uma luva. Já quando o contrário acontece, você tem uma grana sobrando para um projeto pontual, o uso de Exchange passa a ser possível. Mas não se esqueça de colocar em sua conta que sempre haverá um custo inicial, como para fazer a migração para o Office365. E mesmo usando o Exchange, haverá um custo recorrente para manter a solução, seja com profissionais internos ou contratando uma consultoria para administrar seu ambiente, além de energia, depreciação dos equipamentos, renovação de licenças e etc. 3) Uso do pacote Microsoft Office Essa é uma VARIÁVEL que tem feito a diferença em alguns cenários. O Office365 oferece, em todas suas versões, o direito dos usuários usarem o Pacote Office. Nos pacotes mais simples, apenas o Office Online (que, acreditem, tem atendido muitíssimos casos) e, a partir do pacote Bussiness dá o direito a usar o Pacote Offline, o mesmo já utilizado por nós enquanto tiver que pagar pelo serviço. 4) Estado atual e desejado de seu parque de licença Uma das sacadas da Microsoft é que com o uso do Office365, além de mudar a solução de e-mail de sua empresa, você pode utilizar o Pacote Office licenciado pagando por seu uso de forma mensal. Muitas empresas têm usado esse produto para substituir sua licença atual em versões antigas ou para regularização de seu parque. O Office365 traz junto a atualização permanente do Office, enquanto você manter o pacote mensal. Em outras palavras, você pode resolver um problema de softwares não regularizados e manter-se sempre na versão mais nova do Office. 5) Perfil de e-mails É muito importante considerar o perfil de e-mails da empresa. Por exemplo, se sua empresa tem um fluxo de e-mails grande entre os colaboradores, pode ser uma boa ideia usar o Exchange, pois os e-mails trafegariam somente na sua rede interna e não consomem o link de Internet. Elencamos aqui alguns perfis de empresa que podem exigir cenários específicos

1. Fluxo de e-mails grandes: Se seu(s) link(s) de Internet são pequenos, certamente o uso de serviço externo pode ser um problema. Por exemplo, se você tem um link de 1,5,10Mbps certamente sua rede interna trafega em 100 ou 1000Mbps. Se seu servidor de e-mail estiver instalado dentro de seu escritório a experiência dos usuários com e-mail e com a Internet certamente será melhor.
2. Legislações e Regras: Em alguns casos, como empresas do mercado financeiro ou instituições públicas, há regras específicas quanto o local e acesso a dados. Já tivemos casos onde não conseguíamos atender regras de retenção, ou o simples fato de a Microsoft ter acesso aos dados (mesmo que a política de uso do Office365 afirme o contrário), pois esses órgãos reguladores ou política de segurança interna não permitem o uso de solução em nuvem.
3. Muitas Caixas de E-mail: A política de licenciamento do Office 365 é baseada em usuários, dessa forma cada caixa de e-mail requer uma licença. Algumas companhias utilizam diversas caixas de e-mail como: atendimento, compras, vendas (mesmo sabendo que isso poderia ser apenas um grupo ou poderíamos usar diretórios públicos). Nesse caso, o custo com Office 365 fica alto, enquanto no Exchange Server podemos criar quantas caixas de e-mail acharmos necessário sem custo inicial maior.
4. Caixas de E-mail grandes: Os planos de Office 365, como seus concorrentes (Gmail, AWS WorkMail), possuem caixas de e-mail grande 50/100GB, o que costuma ser muito mais que o necessário e em ambiente OnPremises limitamos mais.

6) Infraestrutura Existente Caso você possua uma estrutura que atenda outros projetos, como cluster de hypervisor, storage com espaço disponível, co-location/locação de espaço em datacenter, etc., esse custo já existente pode ser utilizado para minimizar o custo inicial, já que, como veremos ao longo desses artigos, o custo com servidor, espaço, links de Internet é muito elevado. Abaixo, uma tabela comparativa para facilitar o entendimento das principais variáveis a serem pontuadas em sua decisão:

	Exchange Server	Office 365
Custo por Mailbox	Não Há	Licença Mensal
Custo por Usuário	CAL Adquirida	Pagamento Mensal
Uso do Microsoft Office	Adquirir Licença	Incluso*
Custo Inicial	Elevado	Baixo**
Multiplataforma (Windows/Android/Iphone)	Sim	Sim
Webmail	Sim	Sim
Necessário Certificado SSL	Sim	Não

*Office Offline apenas nos planos mais caros. ** É necessária equipe técnica para ativar e/ou migrar sua solução atual. Agora que nós já explicamos as principais diferenças e variáveis, sabemos que ambas as soluções são muito completas, mas com características distintas. No próximo artigo, veremos como fica o custo para cada uma das soluções.